運営の効率化vs参加者の利便性

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どうも、O-News編集長のc-miyaです

最近いくつか考えていることがあって、まぁタイトルの通りなんですけど。ちゃんとまとめて1つの記事として書こうと思っていたのですが、いつまで経ってもまとまらないのでブログの方で簡単に出してしまったほうがいいかな、というわけでこっちに書きます。

オリエンテーリングの世界は割と昔からITだとかそういった分野を取り入れるのが早かったと思います。そういうのやまた別のものを使って、「運営の効率化」「省力化」をどんどんしてきました。

参加者数も減っているわけで、今20年前の運営方式で20年前の参加者数を処理するなんて、無理...ではなくてもやりたくない。いったいどうやっていたんだろう?と思うばかりです。

でも、その省力化とともに、失われてしまったものもあるんじゃないかな?と思うわけです。

前述のとおり、まとまらなかったので、箇条書きで思うところをどんどん書いていきます。

■要項の開催地のところが、県名市名も無しにいきなり「○○公園」だけ
参加対象が地元の人なら、うん、それでいいです。ただ、遠隔地からちょっと興味持ったというか、場所を見ないで(知らないで)要項を見た人には、その大会がその会場がいったいどこなのかサッパリです。まぁさすがに大会名に「東京」が入っていれば東京で開かれ...あ、今年の東大OLK大会は静岡県は裾野でしたか...。いや東大OLK大会はちゃんと「静岡県裾野市」って書いてあります。素晴らしいです。
■印刷版の要項なのに、連絡先が「sample■example.com ※■は@に直してください。」となっている
ウェブ上でそれをやるのはわかります。迷惑メールが嫌なんでしょ?でも紙媒体でそれはないでしょ。え、チラシ上のメールアドレスを自動的に収集して迷惑メール送るようなのが出始めたんですか?
■そもそも「sample■example.com ※■は@に直してください。」は面倒
迷惑メールが嫌なのはわかります。でもそれって運営側の都合です。参加者からしてみたら面倒です。ちゃんとしたメールアドレスを表記した状態でも、できる対策はいくつかあります。(もちろん完璧に迷惑メールを抑えられるわけではないですが。)1回の大会でしか使わないようなメールアドレスを作るのなら、少しくらい迷惑メール来たっていいじゃないですか。(迷惑メールに埋もれて本当の問い合わせがわからなくなる可能性もあるので、ある程度の対策はした上で。)
■プログラムや成績表がウェブ上だけになっている
これで予算というか手間はかなり削減できます。1000人の参加者に全部プログラムを郵送してたのって、かなり面倒です。でも「会場で配られる開催地周辺の観光情報パンフとかは、会場ではなく事前に欲しかった」という意見も聞きます。
あと、成績表を送るというのは、いい宣伝機会になります。次の大会の要項を入れてもいいですし、他のクラブと連携して、近々行われる大会の要項を入れてもいいと思います。
費用は、参加費に最初から含まれていれば参加者は気にしません。「プログラムいらないから300円安くしてくれよ」という人もいますが、そこは他の何らかの割引をつくって目をそらさせればいいんです。ただ、手間は...かかりますね、うん...。
■ウェブの成績が公式サイトに載らない
一番ひどい例としては、大会当日にLapCenterに掲載して、そのまま終了、公式サイトに何の記載もない、というパターン。オリエンテーリング業界をよく知っている人ならLapCenterから成績を見つけることができるかもしれません。でもオリエンテーリングを始めて間もない人とかは、まずたどり着けませんよ。
次に、公式サイトに「ラップセンターに掲載しました」として、ラップセンターのトップページにリンクして終わるパターン。大会直後ならいいですが、時間が経つと成績にたどり着くまでに苦労します。
個別ページにリンクしてあればまだいいほうですが、やはり成績はちゃんと公式サイト内にあったほうが望ましいとは思います。
ちなみに、自分が関わった中でのひどい例としては昨年のこれですね。いろいろ思うところがあり、参加者には不便かけますが、私からの口出しはしないで指示があったものだけにしています。そしてこの公式サイトのドメインも、そろそろ期限切れます。

とりあえずそんなところです。

効率化省力化はいいというか必要なことですが、それによって何が失われるのかも考えてみるといいと思います。運営の省力化と、参加者の利便が天秤にかけられたら、ちゃんと考えて判断しましょう。

省力化といえば、私はこれまで何個もの大会で申し込み受け付けをやってきました。メールなどによるウェブからの申し込みもいつも受け付けてますが、これもまたけっこう厄介です。

こちらがいくら注意書きを書いても、それを読まずに自分ルールの書式で送ってくる人が多いんですよね。私は全角英数字がとても嫌いなのですが、なぜか半角全角を混ぜてくる人もいます。怖いです。理由は理解できますが、嫌です。

参考:プログラマに半角全角の入り乱れた数字を見せ続けると死ぬ。

で、いろいろあった結果、とりあえずフォーム入力させるのがいいなぁ、と思っています。昨年の全日本大会でやったものもそうです。今作ってるものは、以下の様な特徴があります。

  • フォーム入力なので、変な書式にならない
  • エントリー内容は担当者と申込者の両方にメールで送られる
  • メールの書式は申込者と担当者別々の書式が設定できる
  • 担当者の方はカンマ区切りになっている。ので、それをコピペすればcsvファイルでエクセルで扱いやすい。(カンマ区切りじゃなくても、書式は好きに設定可能)
  • というかリンク1つでまとめたcsvファイルをダウンロードすることもできる
  • 1人につき1行になっているのでいろいろ扱いやすい
  • 同じようなシステムで複数の大会を登録して、大会カレンダーのようにもできる
  • 簡単にいえば入金関係を取り除いたスポーツエントリー。(今スポーツエントリー使ってるオリエンテーリングの大会ってほとんどなくなったんですね。)
  • 郵便番号入力すると市町村くらいまでは自動入力
こんなかんじです。もし使ってみたい方がいたらご連絡ください。
[posted by c-miya]
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